Lexly AS retningslinjer for personvern
Nettstedet er levert av Lexly AS
Organisasjonsnr.: 928 675 009
1. Introduksjon
Lexly AS (heretter referert til som "Lexly") er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene vi samler inn. Ved overføring av Kunden til en av Lexlys samarbeidspartnere er Lexly og den aktuelle samarbeidspartneren i fellesskap ansvarlig for personopplysninger, forutsatt at kundens oppdrag faller inn under Lexlys forretningsområder. Å være medansvarlig for personopplysninger betyr at kunden kan velge hvem av partene den vil henvende seg til for å utøve sine rettigheter i henhold til Datatilsynet, forutsatt at den aktuelle dataen dekkes av fellesbehandlingen. Det betyr også at dersom en av partene krenker lovgivningen eller denne avtalen, kan Kunden henvende seg til en av partene med et erstatningskrav. Partene vil deretter fordele ansvaret innbyrdes mellom seg.
Lexly kan tilby Bestilleren eller Kunden juridisk rådgivning eller produkt fra en advokat hos en samarbeidspartner som utfører oppdraget utenfor Lexlys virkeområder. I disse situasjonene er Lexly behandlingsansvarlig kun for personopplysninger som er innhentet før tidspunktet for overføring eller henvisning, og deretter behandler for personopplysninger som er innhentet etter formidlings- eller henvisningstidspunktet.
Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Lexly samler inn, lagrer og bruker dine personopplysninger og beskriver hvilke rettigheter du har som registrert hos oss og hvordan du kan håndheve disse. Det er viktig at du føler deg trygg i vår behandling av dine personlige data. Vi oppfordrer deg til å lese denne personvernerklæringen og ta gjerne kontakt med oss dersom du har spørsmål.
Ved å akseptere denne personvernerklæringen, har du foretatt en samtykkehandling som betyr at du godkjenner vår behandling av dine personopplysninger.
2. Hvilke personopplysninger vi samler inn
Vi samler inn personopplysningene vi trenger for å kunne levere våre tjenester og produkter for deg. Når du registrerer deg som kunde hos oss, samler vi inn navn, personnummer, e-postadresse, telefonnummer, IP-adresse og informasjonskapsler. Hvis vi får dine personopplysninger via en samarbeidspartner, samler vi inn navn, e-postadresse og telefonnummer. I tilfeller der vår partner er en fagforening, kan vi også håndtere sensitive personopplysninger i form av tilknytning til fagforening hvis du har gitt samtykke til det.
Avhengig av type produkt du lager, kan vi også samle inn andre personopplysninger som er nødvendige for å kunne lage produktet. Dette er for eksempel (men ikke uttømmende) adresse, familiesituasjon, boligtype og kontonummer med mer. For å lage visse produkter, vil vi også spørre om personopplysninger til andre mennesker, for eksempel familiemedlemmer.
Det er derfor viktig at du informerer disse personene om innholdet i denne personvernerklæringen. Det samme gjelder dersom du som bruker av vår tjeneste for kontraktshåndtering lagrer dokumenter som inneholder andres personopplysninger.
For din sikkerhet og for bevishensyn, samt for kvalitetsarbeid og forretningsutviklingsformål, kan vi samle inn personopplysninger gjennom å ta opp telefon- eller videosamtaler med deg. Vi kan også på annen måte loggføre og dokumenterer øktene dine på vårt nettsted og din kommunikasjon med oss. Hvis du har kjøpt en tjeneste eller et produkt fra oss, lagrer vi betalingsdokumenter.
Vi samler også inn navn, e-postadresser og telefonnumre til våre partnere og leverandørers kontaktpersoner og e-postadresse for deg som sender mail til Lexly og andre personopplysninger som e-posten inneholder.
3. Hvordan vi samler inn dine personopplysninger
Vi samler inn personopplysningene dine på en rekke ulike måter. Hovedsakelig samler vi inn opplysninger direkte fra deg når du registrere deg hos oss eller når du bruker våre tjenester, lager et produkt, bruker nettsiden eller kontakter oss (via telefon, video eller e-post).
I noen tilfeller kan det være nødvendig for oss å samle inn personopplysninger fra tredjeparter, for eksempel når noen lager et produkt som du dekkes av eller når vi mottar dine personopplysninger fra en samarbeidspartner slik at vi kan ta kontakt med deg.
Vi samler også inn visse opplysninger når du bruker nettstedet, for eksempel informasjon om nettleseren din og aktiviteten din på nettstedet vårt. Denne informasjonen samler vi inn ved å bruke informasjonskapsler, som du kan lese mer om i punkt 10 nedenfor.
For formålene beskrevet i denne personvernerklæringen kan personopplysninger også samles inn og oppdateres fra offentlig tilgjengelige kilder og basert på informasjon mottatt fra myndigheter og andre tredjeparter, men innenfor rammen av gjeldende lover og forskrifter.
Det juridiske grunnlaget for å samle inn ovennevnte personopplysninger er ditt samtykke til at vi skal kunne oppfylle avtalen vi har med deg som registrert, at vi skal kunne beskytte interesser som er av grunnleggende betydning og i noen tilfeller at vi skal kunne fullføre en rettslig forpliktelse.
4. Hvorfor vi bruker dine personopplysninger
Vi behandler dine personopplysninger for å administrere vår kunderelasjon og forberede, gi og administrere tilgang til våre produkter og tjenester; det vil si å oppfylle den gjeldende avtalen med deg som kunde.
Vi kan også bruke dine personopplysninger med det formål å yte tilleggstjenester, for å gjennomføre kundeundersøkelser, markedsanalyser, statistikk og risikohåndtering, samt for å kunne utvikle og forbedre våre produkter og tjenester. Vi kan også, dersom du ikke skriftlig har motsatt deg slik markedsføring, bruke dine personopplysninger til å sende deg e-post angående nyheter og tilbud.
Vi behandler også noen av dine personopplysninger for å oppfylle forpliktelser i henhold til lov, for eksempel regnskapslovgivning.
5. Hvem kan få tilgang til dine personlige data
Vi behandler personopplysningene dine primært for vår egen håndtering, men i noen tilfeller kan vi dele dataene dine med tredjeparter. Vi har satt ut deler av IT-driften vår til en ekstern tjenesteleverandør og dine personopplysninger lagres på våre servere hos dem.
Heroku
Vi bruker Heroku, en skyplattformtjeneste, for å huse vårt CRM-system og lagre kundeinformasjon.
Amazon Web Services (AWS)
AWS brukes til å huse de ulike delsystsemene som er viktige for plattformen vår, som for eksempel flytene i de digitale avtalene våre.
Scrive
Scrive er et autentiseringssystem som brukes for sikker innlogging i plattformen vår.
Stripe
Vi brukes Stripe for å håndtere betalinger for produktene og tjeneste våre.
New Relic
New Relic er en teknologitjeneste som hjelper oss å overvåke ytelse og feilsøking.
Google Analytics
Et dataanaylseverktøy som vi bruker til å spore og analysere besøk og trafikk, besøksatferd på nettsidene våre og for å kunne gjøre forbedringer på sidene og tjenestene våre.
Fivetran
Vi bruker Fivetran som en en datapipelinjetjeneste som for å overføre data til vårt datavarehus som ikke lagres i Fivetran.
Twilio
En transaksjonell e-post- og SMS-tjeneste som brukes for å sende meldinger til kunder og brukere. F.eks bekreftelser på at et kjøp er gjennomført
Dersom vi har mottatt dine personopplysninger via en samarbeidspartner, kan vi i noen tilfeller dele dataene tilbake til samarbeidspartneren, dersom du har gitt ditt samtykke til dette.
6. Hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger
Vi behandler kun personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å ivareta de formål som opplysningene ivareta, noe som blant annet avhenger av om et kundeforhold etableres mellom Lexly og deg. Et kundeforhold oppstår når det er etablert en form for kontakt via e-post, telefon eller video med Lexly.
Dersom et kundeforhold ikke etableres, vil dine personopplysninger bli slettet etter 6 måneder dersom dine personopplysninger ble mottatt via en samarbeidspartner. Eller blir opplysningene slettet etter 12 måneder. Hvis et kundeforhold etableres, men uten at du mottar rådgivning
Dersom et kundeforhold etableres og et oppdrag er fullført, beholder vi dine personopplysninger, alle relevante dokumenter og alt relevant arbeidsresultat som er generert i oppdraget, så lenge vi anser det som passende for den aktuelle typen oppdrag og i henhold til vårt rådgivningsansvar, med hensyn til regler om foreldelse.
I noen tilfeller kan det hende vi må lagre dine personopplysninger under andre tidsperioder enn nevnt ovenfor når formålet med å lagre dataene er annet enn kundeforholdet, for eksempel for at vi skal oppfylle lovregler om regnskap.
7. Hvordan vi beskytter dine personopplysninger
Det er svært viktig for oss å beskytte dine personopplysninger. Vi har implementert passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene du betrodd oss, slik at disse ikke skal utsettes for uautorisert tilgang, ulovlig behandling eller utlevering av data, utilsiktet tap, endring eller ødeleggelse.
Våre ansatte har detaljerte instruksjoner om hvordan personopplysninger skal håndteres for å overholde gjeldende lover og regler for beskyttelse av personopplysninger. Det er bare autorisert personell som har tilgang til dine personopplysninger. Videre garanterer vi at dine personopplysninger er beskyttet gjennom bruk av brannmurer og andre systemer som oppdager uautorisert bruk, endringer eller utlevering av dine personopplysninger.
8. Hva er dine rettigheter
Som registrert hos oss har du rettigheter angående dine personopplysninger. Disse rettighetene betyr at du når som helst kan;
- be om informasjon angående hvilke personopplysninger vi behandler om deg og få en kopi av disse personopplysningene,
- be oss om å korrigere dine personopplysninger hvis de er utilstrekkelige, ufullstendige eller feilaktige,
- be om at dine personopplysninger slettes,
- be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger,
- innvende mot bestemte behandlinger av personopplysninger
- be om å flytte personopplysninger til en annen tjenesteleverandør ved å innhente dine personopplysninger, i den grad de ble gitt av deg, i et skriftlig eller elektronisk format som vanligvis brukes for å kunne overføre dem til en annen part (dataportabilitet).
Vær oppmerksom på at vi kan ha rett til å avslå forespørselen din om sletting hvis det er lovlige forpliktelser som hindrer oss i å slette visse personopplysninger umiddelbart. Disse forpliktelser kan for eksempel avhenge av regnskaps- og skattelovgivning eller forbrukerrett. I noen tilfeller kan det også skyldes at behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne etablere, håndheve eller forsvare juridiske krav. Hvis vi ikke er i stand til å etterkomme din forespørsel om å slette på grunn av årsakene ovenfor, vil vi låse dine personopplysninger slik at de ikke anvendes til andre formål enn det som forhindrer den forespurte slettingen. Tilgang til dine låste personopplysninger vil være strengt begrenset hos oss, og det vil bare være du som har muligheten til å be om disse personopplysningene.
Hvis du vil kreve noen av rettighetene ovenfor, vennligst skann en signert forespørsel inkludert ID-dokument og send til info@lexly.no, Attn: Personvernombud.
9. Din rett til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet
Vi håper at denne personvernerklæringen har klargjort hvordan vi håndterer dine personopplysninger og at du føler deg trygg med måten dette gjøres på. Hvis noe er uklart, så tar vi gjerne imot tilbakemeldinger og svarer på spørsmålene dine. Du har også rett til å sende inn en klage til Datatilsynetvis du mener at vår behandling av personopplysninger krenker dine rettigheter og interesser i henhold til gjeldende lov. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
10. Om informasjonskapsler
På nettsiden vår bruker vi informasjonskapsler og tagger for å få nettsiden til å fungere optimalt og for at alt innhold skal vises riktig. En informasjonskapsel er en tekstfil som sendes fra vår webserver og som er lagret på din nettleser eller enhet. Vi bruker også informasjonskapsler for å få generell analytisk informasjon om din bruk av våre tjenester og produkter, for å lagre funksjonelle innstillinger og for å kunne tilby relevante nyheter og tilbud til deg.
Du har selv mulighet til å endre innstillinger i nettleseren din for anvendelsen og omfanget av informasjonskapsler. Et eksempel på en slik endring er å blokkere alle informasjonskapsler eller å slette informasjonskapsler når du lukker nettleseren. Men vær oppmerksom på at dersom informasjonskapsler ikke aksepteres, kan noen av funksjonene på nettstedet fungere dårligere og noe innhold på nettstedet vises kanskje ikke riktig.
11. Om denne personvernerklæringen
Denne personvernerklæringen gjelder fra 2023-01-12
Fra tid til annen må vi kanskje endre denne personvernerklæringen. Ved endring vil vi publisere den oppdaterte versjonen på nettstedet vårt og angi endringsdatoen. Hvis endringene er omfattende, kan vi også informere deg om endringene på andre måter, for eksempel via e-post. Den oppdaterte versjonen av personvernreglene vil gjelde for alle personopplysninger som vi besitter på dette tidspunktet.
12. Hvordan kontakte oss
For spørsmål om vår behandling av personopplysninger er du velkommen til å kontakte vårt personvernombud på:
Lexly AS
Adresse: Postboks 1341 Vika, 0113 Oslo
E-post: info@lexly.no Attn: Personvern